Adequar-se à LGPD se demonstrou um desafio para muitas empresas, e também para as imobiliárias. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), Lei nº 13.109, entrou em vigor em 2021 e estabelece um aglomerado de regras para o tratamento de dados pessoais no país, preservando a privacidade e a liberdade dos cidadãos.
Sabemos que o acesso aos dados de clientes acaba sendo comum nas imobiliárias. Nome, endereço, telefones e informações pessoais são necessariamente solicitadas para fechar um negócio com uma imobiliária.
É a partir desses dados que se consegue entrar em contato com os proprietários, e por conta desse acesso relativamente fácil, cabe também as imobiliárias terem o máximo de cuidado para ter completo sigilo sobre essas informações.
Em alguns casos, até dados sensíveis são coletados, por exemplo, a condição de saúde do cliente.
Isso pode causar insegurança aos clientes e pode ser perigoso por conta de possíveis vazamentos de dados que podem ocorrer nesta era digital.
Para auxiliar sua imobiliária a não sofrer com multas sancionadas pela LGPD, separamos 5 dicas para você conhecer e aplicar na sua imobiliária.
1. Entenda a fundo os dados coletados
Essa é uma tarefa que exige um pouco de trabalho, porém é valiosa. Fazer um mapeamento dos dados que você coleta o ajudará a compreendê-los melhor.
Você tem muitos dados, tanto de clientes quanto de colaboradores na sua empresa. Verifique um por um e verifique os reais riscos desses dados vazarem de alguma forma, além de verificar a necessidade de mantê-los em seu sistema.
2. Sua imobiliária e seus clientes devem estar cientes
Isso parece óbvio? Pois é, mas muitas vezes isso não ocorre. Até os dados mais básicos como nome, CPF, e-mail, endereço devem ser explicados o motivo de serem coletados. Só dessa forma seu cliente sentirá confiança no seu negócio.
Mas não é só isso, sua imobiliária também precisa o porquê coletar tais dados (e outros, que serão pedidos na hora de fechar negócio) e, além disso, precisa entender se está ou não coletando dados a mais do que deveria.
É comum empresas coletarem mais dados do que realmente é preciso, e isso pode colocar em risco a segurança dos clientes, além de aumentar a probabilidade deles se perderem em algum momento. Antes de coletar o dado, analise:
- O motivo de coleta.
- Se dados são realmente necessários para chegar ao objetivo final.
- O tempo que esse dado ficará em seu sistema.
3. Invista na segurança
Em meio a tantos documentos e cópias de documentos que são pedidas e podem passar por diversas mãos, é necessário investir em algum tipo de segurança sobre eles.
Sugerimos então que você utilize plataformas para delimitar o acesso a esses de seus colaboradores a esses documentos. Apenas aqueles que trabalharão diretamente com eles devem conseguir acessar os dados sigilosos.
Tenha os dados em um sistema centralizado, a fim de garantir ainda mais que apenas os que devem ter acesso estarão controlando essas informações.
Em hipótese alguma, compartilhe dados pelo WhatsApp, Telegram e qualquer outra forma de comunicação que não seja formalizada e segura. Além disso, os dispositivos da sua empresa devem estar seguros por um antivírus de qualidade e firewall.
4. Transparência é a chave
Assim que você entende o porquê coletar dados e os explica para o seu cliente, vem o passo de ter de explicar ao governo. Para isso, invista em uma base legal de dados, ou seja, a uma legislação que regulamente a coleta de dados.
É por meio dela que você irá justificar ao governo os motivos que levarão a coletar os dados que você coletou. Para isso, é preciso ter uma prática de coleta, que já é adotada por muitas empresas de marketing. Um dos melhores exemplos é a solicitação de autorização quando o cliente em potencial deixa seus dados no site ou anúncio.
E para aqueles que não prestarem essas informações, algumas sanções administrativas podem chegar à porta.
E como resolver se as sanções chegaram até você? Você deverá analisar o que está faltando, e comprovar que você está em processo de adequação à LGPD. Essa será uma oportunidade de promover melhorias na segurança e amenizar as possíveis multas que serão aplicadas por você ainda não estar adequado a lei.
5. Faça a implementação com quem entenda do assunto
Para garantir um processo livre de falhas, sugerimos que você crie uma equipe que seja devidamente treinada por especialistas. A LGPD compreende diversos pontos específicos e complexos, e por se tratar de algo tão cuidadoso, é preciso atenção máxima.
Conte necessariamente com uma equipe jurídica, que deve trabalhar em conjunto aos profissionais de T.I para uma boa implementação. Após isso, o time comercial deve estar alinhado a tudo que foi concretizado.
Você pode compartilhar essas informações por meio de um treinamento para a empresa toda.
Sabemos que adequar-se à LGPD pode levar algum tempo, mas é interessante que você esteja alinhado a ela o mais rápido possível para não sofrer penalizações, nem ser descredibilizado pelo seu público.
Esperamos que esse conteúdo tenha ajudado você.
Até breve!
