Se você trabalha em uma imobiliária, seja como gestor, corretor ou independentemente da sua função, com certeza já está acostumado com o dia a dia repleto de demandas complexas e urgentes.
Diante desse cenário, a falta de organização pode ser uma grande vilã e ainda gerar impactos significativos nos resultados dos negócios.
Nesse contexto, saber priorizar tarefas é crucial para manter não apenas a eficiência operacional, mas também para alcançar os objetivos estratégicos da empresa.
Vamos explorar detalhadamente por que e como isso é vital para o sucesso do seu negócio!
10 estratégias para priorização de tarefas em sua imobiliária!
1 – Defina e planeje metas
O primeiro passo é criar uma lista detalhada de todas as tarefas, o que proporciona uma visão panorâmica das atividades.
Estabelecer metas claras e alcançáveis permite uma melhor organização e contribui para que se tenha uma visão do que é prioridade e do que pode esperar um pouco para ser feito.
Além disso, priorizar as tarefas mais complexas ou urgentes no início do dia pode liberar tempo e energia para atividades menos complicadas posteriormente.
2 – Conheça sua equipe
Compreender as particularidades de trabalho de cada membro da equipe é essencial, assim como executam cada uma das funções.
Cada pessoa pode ter um método de trabalho distinto e suas próprias prioridades, além das prioridades que podem ser alteradas conforme a demanda do próprio time.
Portanto, conhecer e alinhar essas diferenças pode otimizar significativamente o desempenho coletivo.
Assim, educar a equipe sobre métodos eficazes de organização e priorização de tarefas é uma estratégia valiosa.
Muitas vezes, essa falta de alinhamento ocorre pela ausência de conhecimento sobre técnicas que poderiam facilitar a rotina de todos os envolvidos.
3 – Saiba delegar funções!
Equilibrar todas as demandas diárias podem ser exaustivo.
Por isso, a distribuição clara de responsabilidades na imobiliária é essencial para evitar sobrecargas ou lacunas no trabalho.
Caso contrário, quando não executado de forma correta, pode gerar conflitos entre os colaboradores, aumentando a carga de trabalho para alguns e diminuindo para outros.
Por isso, delegar tarefas com base nas habilidades e funções específicas de cada membro da equipe é fundamental para promover um ambiente de trabalho mais eficaz.
Isso não apenas alivia o que cada um está fazendo, mas também permite que todos se concentrem em suas áreas de expertise, resultando em uma equipe mais produtiva.
Ao ter atribuições pré-definidas, se evita conflitos internos, pois cada pessoa compreende claramente suas responsabilidades e funções no time.
Isso cria um ambiente mais harmonioso, livre de desentendimentos, o que contribui para um local de trabalho mais motivador e agradável para todos.
4 – Utilize a tecnologia a seu favor
O uso de ferramentas tecnológicas é imprescindível para otimizar a gestão de tarefas. Existem ferramentas simples que podem se tornar parte do seu dia a dia, como:
- ClickUp;
- Asana;
- EverNote;
- Notion;
- Trello.
Elas são recursos valiosos para gerenciar com eficiência as atividades cotidianas, onde você pode priorizar atividades ou demais questões de sua equipe.
A integração de tecnologias mais avançadas também pode ser benéfica, como softwares de gestão imobiliária que automatizam processos, simplificando a análise de dados e o acompanhamento de atividades.
5 – Conheça a sua carteira de clientes
O conhecimento aprofundado dos clientes é essencial para oferecer um serviço ágil e eficaz.
Com o crescente número de transações imobiliárias online, compreender as expectativas e as necessidades dos clientes online é crucial para manter uma posição competitiva.
A capacidade de atender rapidamente às solicitações dos clientes pode ser a diferença entre fechar ou perder uma venda para um concorrente, por exemplo.
6 – Use metodologias ágeis
Você já faz o uso de metodologias ágeis dentro de seu negócio? Algumas das mais famosas são:
- Daily scrum: são diariamente realizadas reuniões rápidas de alinhamento com a equipe para definir quais são as prioridades do dia entre todos os colaboradores;
- Sprint: a mesma premissa do modelo anterior, só que ela é realizada todo início de semana, onde é concluída na sexta-feira, por exemplo, para definir o que foi feito dentro do tempo estipulado e o que é prioridade no próximo ciclo;
- Kanban: aqui o uso é feito por meio de três situações “Feito” “Fazendo” e “Pendente”, assim, as equipes podem se guiar diante desse cenário.
Priorizar tarefas não é apenas uma questão de eficiência operacional, mas também um fator crucial para o crescimento e a eficácia da gestão imobiliária.
Essa é uma prática que visa alinhar as atividades com os objetivos estratégicos da empresa, maximizando a produtividade e garantindo a satisfação tanto da equipe quanto dos clientes.
7 – Foque em uma atividade de cada vez
Você possui aquela velha mania de começar mil coisas ao mesmo tempo, mas, de não terminar nada efetivamente?
Esse é um grande erro que várias pessoas cometem. Por isso, a dica de ouro é sempre começar uma atividade por vez e focar naquilo até que seja finalizado.
Lembre-se de parar para descansar ocasionalmente, dar uma respirada na sua sala ou, se possível, até sair do espaço de trabalho, assim, sua mente estará mais apta para identificar novas ideias, possíveis erros e trabalhar com mais calma.
8 – Defina prazo para as atividades
Essa dica deve ser usada não só para o gestor da imobiliária, mas também para os corretores e todos os envolvidos no negócio.
Procure estabelecer tempo limite para que as atividades sejam terminadas, assim, a lista de afazeres vai acabanado, se criando novas metas e prioridades conforme o tempo vai passando.
Além disso, essa é uma ótima forma de conseguir determinar quanto tempo determinada atividade leva para ser concluída, estipulando uma média para todos os funcionários em questão dentro do negócio.
9 – Invista em uma comunicação clara
Outra ótima ação que deve ser instaurada em todas as áreas da sua imobiliária é uma comunicação clara.
Problemas de entendimento ou ruídos internos geram problemas tanto com o próprio time, como também com o atendimento do próprio cliente, causando desconfiança e até perdendo espaço para a concorrência.
Uma dica de muito sucesso aqui, é realizar reuniões diárias rápidas ou dentro de 3 dias, por exemplo. Assim, ninguém fica perdido nos processos e se está sempre em busca de melhorias.
10 – Invista em informações compartilhadas
Você já pensou que existe muito do dia a dia do seu negócio que pode ser facilitado por meio de arquivos compartilhados?
Seja um calendário, uma pasta do Drive ou até mesmo um grupo no WhatsApp, que tal ter várias informações armazenadas em um local de fácil acesso para todos? Isso pode poupar (e muito!) o tempo de toda a equipe, principalmente aquele que é gasto em comunicação.
Continue acompanhando as nossas dicas aqui no Blog da Captei. Nosso conteúdo é focado em ajudar você, dono ou corretor de uma imobiliária, a prospectar cada dia mais imóveis dentro do seu negócio.
